Sandėlis ilgą laiką buvo suvokiamas gana paprastai – kaip vieta, kur prekės laukia pardavimo, gamybos ar tolimesnio transportavimo. Šiandien toks apibrėžimas daugeliui verslų jau per siauras. Sandėliavimo paslaugos gali apimti krovinio priėmimą, atsargų apskaitą, prekių rūšiavimą, komplektavimą, pakavimą ir paruošimą išsiuntimui. Kai per sandėlį nuolat juda šimtai skirtingų produktų, svarbus tampa ne vien turimas plotas, bet ir tai, kaip greitai bei tiksliai prekės jame juda. http://arijus.lt/paslaugos/sandeliavimo-paslaugos

Sandėliavimo paslaugos ypač aktualios įmonėms, kurios nenori investuoti į nuosavą logistikos infrastruktūrą arba susiduria su smarkiai svyruojančiu prekių kiekiu. Vieną mėnesį sandėlyje gali būti 70 palečių, po didelio importo – 200, o pasibaigus sezonui atsargų vėl gerokai sumažėja. Nuosavos patalpos tokiu atveju turi būti pritaikytos didžiausiam, o ne vidutiniam poreikiui. Išorinis sandėlis leidžia dalį šio neapibrėžtumo valdyti lanksčiau, nors realios sąlygos visada priklauso nuo pasirinkto paslaugų teikėjo ir sutarto modelio.

Sandėliavimo poreikis dažniausiai auga tyliai

Retai pasitaiko viena konkreti diena, kai įmonė staiga supranta, kad jai reikia profesionalaus sandėlio. Dažniau procesas vyksta palaipsniui. Atsiranda daugiau prekių, lentynos užsipildo, darbuotojai vis daugiau laiko skiria užsakymų paieškai, o naujai atvykusiam kroviniui tenka ieškoti laikinos vietos.

Kurį laiką tokia sistema dar veikia. Sandėlio darbuotojai žino, kad viena prekė laikoma „prie galinės sienos“, kita – papildomoje patalpoje, o sezoninės atsargos sukrautos ten, kur tuo metu buvo laisvos vietos. Problema prasideda komandai augant arba didėjant užsakymų skaičiui. Procesas, paremtas kelių žmonių atmintimi, sunkiai plečiasi.

Tada verslas turi pasirinkimą: investuoti į didesnį savo sandėlį ir procesų modernizavimą arba ieškoti išorinio partnerio. Abu variantai gali būti geri. Skirtumas atsiranda skaičiuojant investicijas, prognozuojant augimą ir vertinant, kiek logistikos įmonė nori administruoti pati.

Prekių priėmimas lemia tai, kas sistemoje vyks vėliau

Atvykus kroviniui pirmoji užduotis nėra kuo greičiau jį pastatyti į laisvą vietą. Reikia patikrinti, kas iš tikrųjų atvyko. Krovinio duomenys sutikrinami, prekės registruojamos, o pastebėti neatitikimai ar matomi pažeidimai turi būti tinkamai užfiksuoti.

Ši dalis atrodo elementari iki tol, kol sandėlis pradeda priimti daug skirtingų prekių. Viename sunkvežimyje gali atvykti keliolika ar keliasdešimt SKU, skirtingi kiekiai ir kelios partijos. Importo kroviniuose prekių nomenklatūra kartais būna dar platesnė.

Jeigu priėmimo metu sistemoje užregistruojamas neteisingas kiekis, klaida niekur nedingsta. Ji tiesiog laukia momento, kada kas nors bandys paimti neegzistuojančią prekę. Dėl to geras sandėliavimas prasideda ne nuo lentynų, o nuo disciplinuoto prekių priėmimo.

Kiek kainuoja netikslūs likučiai?

Atsargų neatitikimas gali atrodyti kaip vidinė sandėlio problema, tačiau jo pasekmės greitai pasiekia kitas įmonės dalis. Pirkimų skyrius priima sprendimus pagal sistemoje matomus likučius. Pardavimų komanda žada prekes klientams. Elektroninė parduotuvė automatiškai leidžia pateikti užsakymą.

Jeigu sistemoje rodoma 15 vienetų, o lentynoje jų yra tik devyni, kažkuriuo metu šeši pirkėjai gali nusivilti. Dar blogiau, jei pagal neteisingą likutį pirkimų vadybininkas nusprendžia, kad naujo užsakymo tiekėjui dar nereikia.

Todėl inventorizacija nėra tik kartą per metus atliekamas formalumas. Profesionaliuose sandėliuose atsargų tikslumas palaikomas nuolat, o neatitikimų priežasčių ieškoma proceso metu. Kuo didesnė prekių apyvarta, tuo brangiau kainuoja sistema, kuria negalima pasitikėti.

Greitai judanti prekė neturėtų slėptis sandėlio gale

Sandėlio išplanavimas tiesiogiai veikia darbo našumą. Jei populiariausios prekės laikomos nepatogiose vietose, darbuotojai per dieną nueina gerokai didesnius atstumus. Vienam užsakymui skirtumas gali atrodyti nereikšmingas, tačiau tūkstančiai pasikartojančių operacijų sudaro visai kitą vaizdą.

Todėl prekių vietos gali būti parenkamos pagal jų apyvartumą, dydį, svorį ir kitus praktinius kriterijus. Dažnai komplektuojami produktai laikomi lengviau pasiekiamose zonose, o ilgiau stovinčios atsargos gali būti perkeliamos toliau.

Šio proceso klientas dažniausiai nemato. Jam svarbu, kad užsakymas būtų paruoštas sutartu laiku ir be klaidų. Tačiau už tokio rezultato slypi nemažai mažų sprendimų, kurie per mėnesį sutaupo šimtus darbo valandų.

Elektroninė prekyba iš sandėlio reikalauja daugiau

E. parduotuvės sandėliavimo poreikiai gana stipriai skiriasi nuo klasikinės didmeninės prekybos. Vietoje vienos paletės vienam klientui gali reikėti paruošti kelis šimtus individualių siuntų. Viename užsakyme – vienas produktas, kitame – penkios skirtingos prekės iš skirtingų sandėlio zonų.

Užsakymą reikia gauti iš pardavimo sistemos, surinkti, patikrinti, supakuoti ir perduoti kurjeriui. Jei naudojami keli pardavimo kanalai, informacija gali ateiti iš nuosavos e. parduotuvės, prekyviečių ir kitų sistemų. Rankinis duomenų perrašinėjimas tokiame procese ilgainiui tampa klaidų šaltiniu.

Dėl to e. prekyboje technologinė sandėlio pusė yra itin svarbi. Integracijos leidžia užsakymams patekti į sandėlį automatiškai, o pardavėjui – matyti jų būseną ir aktualius likučius. Kuo didesnis užsakymų kiekis, tuo mažiau norisi, kad visas procesas priklausytų nuo „Excel“ failo, kurį kažkas persiunčia el. paštu du kartus per dieną.

Socialinių tinklų bumas sandėliui gali reikšti labai ilgą pirmadienį

Internetinė prekyba turi vieną sunkiai prognozuojamą savybę – pardavimai kartais šokteli beveik be perspėjimo. Produktą parodo populiarus turinio kūrėjas, vaizdo įrašas pradeda plisti „TikTok“ ar „Instagram“, ir savaitgalį parduotuvė surenka kelis kartus daugiau užsakymų nei įprastai.

Rinkodaros komandai tai puiki žinia. Sandėliui pirmadienio rytą vaizdas gali būti kiek kitoks.

Profesionalus „fulfillment“ centras paprastai turi daugiau galimybių perskirstyti darbuotojus ir valdyti didesnius srautus nei mažas nuosavas sandėlis. Vis dėlto ir išorinis partneris neturi neribotų pajėgumų. Planuojamas akcijas, didelius išpardavimus ir sezoninius pikus verta komunikuoti iš anksto.

Netikėtai išplitusio vaizdo įrašo suplanuoti nepavyks. „Black Friday“ datą – tikrai galima.

Sandėliavimo paslaugų kaina priklauso nuo prekių judėjimo

Vertinant sandėlio pasiūlymą lengva susikoncentruoti į vienos paletės ar kvadratinio metro laikymo tarifą. Tačiau dvi įmonės, sandėliuojančios vienodą prekių kiekį, gali gauti labai skirtingas mėnesio sąskaitas.

Pirmoji įmonė atveža 100 palečių ir tris mėnesius jų beveik neliečia. Antroji per tą patį laiką priima ir išsiunčia kelis tūkstančius užsakymų. Fiziškai naudojamas plotas gali būti panašus, bet atlikto darbo kiekis skiriasi kardinaliai.

Kainodaroje gali būti atskirai vertinamas priėmimas, iškrovimas, laikymas, komplektavimas, pakavimas, ženklinimas ir išdavimas. Nestandartinės operacijos taip pat gali turėti savo įkainius. Todėl realų pasiūlymą verta skaičiuoti pagal faktinį arba prognozuojamą prekių judėjimą, o ne vien pagal sandėlyje stovinčių palečių skaičių.

Lėtai judančios atsargos turi savo kainą

Pilnas sandėlis ne visada yra gero verslo ženklas. Dalis atsargų gali stovėti mėnesiais, nors pardavimai seniai sulėtėję. Tokios prekės užima vietą ir kartu įšaldo įmonės pinigus.

Išorinio sandėliavimo sąskaitos kartais labai aiškiai parodo šią problemą. Kiekvieną mėnesį mokama už prekes, kurios nejuda. Po pusmečio gali paaiškėti, kad jų saugojimui jau išleista reikšminga dalis likusios maržos.

Todėl sandėlio duomenys naudingi ne tik logistikos komandai. Pardavimų ir pirkimų žmonės taip pat turėtų matyti, kurios atsargos užsistovi. Kartais pigiau pritaikyti didesnę nuolaidą ir prekę parduoti, nei dar metus mokėti už jos vietą lentynoje.

Sezoninis verslas sandėlio plotą vertina kitaip

Įmonės, prekiaujančios sezoninėmis prekėmis, retai turi vienodą sandėliavimo poreikį visus metus. Sodo prekės kaupiasi prieš šiltąjį sezoną, žaislų ir dovanų atsargos – prieš metų pabaigą, o tam tikrų drabužių poreikis keičiasi kartu su orais.

Nuosavo sandėlio dydį vis tiek reikia planuoti pagal didžiausią apkrovą. Jei gruodį reikia 1 500 palečių vietų, 800 vietų sandėlis problemos neišsprendžia vien todėl, kad tokio dydžio visiškai pakanka vasarą.

Išorinis sandėliavimas leidžia lanksčiau valdyti plotą, tačiau sezoniškumą būtina aptarti iš anksto. Lapkritį laisvos vietos ieško ne viena įmonė, todėl logistikos partneriui reikia žinoti apie numatomus pikus ir planuoti savo pajėgumus.

Grąžinimai yra normali logistikos dalis

E. prekyboje dalis išsiųstų prekių neišvengiamai sugrįžta. Vienam pirkėjui netinka dydis, kitas persigalvoja, trečias pastebi pažeistą pakuotę. Pardavimo sistema gali grąžinimą užregistruoti per kelias sekundes, tačiau fiziškai su preke vis tiek reikia kažką padaryti.

Sandėlis turi ją priimti, identifikuoti ir įvertinti. Tinkama prekė gali grįžti į parduodamas atsargas, o pažeista ar nepilnos komplektacijos – būti atskirta. Jei tokių siuntų per dieną yra kelios dešimtys, grąžinimų administravimas tampa normaliu darbo procesu.

Renkantis sandėliavimo partnerį e. prekybai verta iš anksto aptarti, kaip šis procesas organizuojamas. Priešingu atveju galima turėti puikiai automatizuotą išsiuntimą ir visiškai rankinį grąžinimų chaosą.

Vieta žemėlapyje nėra smulkmena

Sandėlio lokacija daro įtaką tam, kiek kainuoja prekes į jį atvežti ir kaip greitai jos gali būti pristatytos klientams. Importuotojui gali būti svarbus patogus susisiekimas su uostu ar terminalais, o vietinėje distribucijoje – pagrindiniai kelių transporto maršrutai.

E. prekyboje atsiranda dar vienas praktinis klausimas: kada kurjeriai pasiima siuntas. Jei vėlai popietę gautas užsakymas gali išvažiuoti tą pačią dieną, pardavėjas gauna papildomo laiko. Konkurencingoje rinkoje kelios valandos sandėlyje kartais virsta visa papildoma pristatymo diena pirkėjui.

Todėl pigesnė vieta nėra automatiškai geresnė. Reikia skaičiuoti visą logistikos grandinę, o ne tik vieną jos sąskaitą.

Sandėliavimo partnerį verta rinktis pagal procesą, o ne ekskursiją po pastatą

Tvarkingas, moderniai atrodantis sandėlis palieka gerą pirmą įspūdį, bet verslui svarbiau tai, kas vyksta kasdien. Kaip greitai priimtos prekės atsiranda sistemoje? Kaip registruojami neatitikimai? Per kiek laiko paruošiami užsakymai? Kaip sprendžiamos komplektavimo klaidos? Kokią informaciją klientas gali matyti pats?

Svarbus ir augimo klausimas. Jeigu šiandien verslas laiko 30 palečių, o po dvejų metų tikisi laikyti 300, partnerio pajėgumai turi būti vertinami ne vien pagal dabartinę situaciją. Sandėlio keitimas aktyviai prekiaujant reiškia fizinį atsargų perkėlimą, sistemų derinimą ir nemažai papildomo darbo.

Geros sandėliavimo paslaugos ilgainiui tampa beveik nepastebima verslo dalimi. Prekės priimamos, sistemoje rodomi likučiai atitinka realybę, užsakymai išvažiuoja laiku, o apie sandėlį vadovai nepradeda kalbėti kiekviename savaitiniame susitikime. Logistikoje toks nuobodumas dažniausiai yra labai geras ženklas.